律师行业迎来“云共享协作”是怎样一种快捷文件管理办公模式?

律师行业迎来“云共享协作”是怎样一种快捷文件管理办公模式?

目前在网络高速发展环境下,档案信息实现数字化管理,供律师企业员工随时随地查阅利用确实很有必要性。通过企业云盘平台管理的案卷就不再是散布于世界各地的终端设备中,而组成了互相联结、馆藏极其丰富、信息资源共享、使用更便捷、保存更安全的档案信息网络。

对于律师而言,外出的律师总有奔波不完的路程,办公室里的律师总有改不完的材料,无论诉讼还是非诉,无论办公室的台式电脑还是奔波在出差路上随身携带的笔记本电脑里,“文件”都是需要伴随律师职业生涯的重要角色,很多人因为紧急时找不到文件而急躁,出差途中无法看到电脑里材料而无奈,社交软件传输中的繁琐耗时而感到无力,律师所用材料繁多且需求棘手。

归结起来有如下几点需求:同步,备份,检索,版本管理,在互联网时代下如何管理文档关系着律师信息管理的安全、高效和便捷。

律师行业迎来“云共享协作”是怎样一种快捷文件管理办公模式?

通过泛圈企业云盘,就能很好的解决大家工作中的这些痛点,不论是文件的备份、文档的归类整理、还是资料的共享、信息的检索、甚至文件版本的管理、权限的控制,都能轻松实现。

一、文档操作管理

在传统办公情景中,律师们事先用电话等通讯方式,商量好最新的工作进展,分头撰写更新文档,然后再通过QQ或者其他沟通软件渠道通知对方文件的修改进度,办公效率大大降低。并且对于文件更新迭代,无法确定最新版本的问题。关于文档沟通协作的问题,泛圈云盘是这样解决的:

1、基于文件讨论沟通

2、文件消息提醒

3、跨部门文件共享

4、锁定功能

5、历史版本

二、文档有序归类管理

泛圈云盘简单易学的类Windows操作界面,可以帮助实现严密有序的文件管理体系。律师们可以按部门划分出不同的文件库,在文件库中,与客户或项目建立相应的文件夹,在相应文件夹下,以不同的类目存放不同的文件,在这样层级分明的文件组织下,员工们自行向目标文件夹中上传相应文件,实现文件有序归类整理。

律师行业迎来“云共享协作”是怎样一种快捷文件管理办公模式?

三、全文搜索、版本管理,让工作更便捷

在众多的案件中,如何快速找到需要的案件?顾问企业合同修改的版本次数啰嗦繁琐,如何有效整理合同版本呢?亿方云的全文搜索和版本管理就能在无形中完美解决这些问题。

四、协同办公,让工作更高效

如果同事之间工作交集比较多,需要对同一个文档进行操作,或者彼此传输文件较多。这个时候也可以通过亿方云便捷处理。你可以直接在亿方云上创建一个协作文件夹,通过邮件来邀请好友加入协作,加入之后你们可以一起编辑文档,可以围绕文件随时交流,可以在线进行修改,也可以对文件夹设置访问权限,确保资料的可控。同时实时同步会让文件发生的任意修改被同步至所有设备,保证同事间版本一致,保证信息的一致性。

五、安全问题

由于律师行业天然要与或大或小的公司打交道,所处理的内容也属于企业中比较敏感的部分,所以对相应文件安全的问题格外重视。一份文件的泄露,有可能关系到两家企业的生死。

泛圈云盘在数据安全方面都下足了功夫。拥有区块链存储+Truprivacy数据加密专利,即使云端管理员也无法获取用户数据,有效地防止云端隐私泄露,支持用户数据实时备份,保护企业数字资产。支持禁用登录过账号的设备,可以设置外链、云附件的失效时间和权限,从文件底层来保证根本安全问题。

泛圈企业云盘云存储快速建立企业数据存储解决方案(dadarider)。现在很多律师机构均在泛圈云盘办公系统上办公,这平台的使用不仅让公司员工工作效率最大化。文件协作共享更是一种趋势,可以降低成本,增进连接,加强交流,促进合作,也一定会有更多更大的发展。

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